Firma MW Art zajmuje się tworzeniem obrazów i rękodzieł oraz prowadzi swój sklep internetowy. Część towaru posiada na stocku, a część produkuje na zamówienie. Na co dzień pracują w programie Comarch ERP Optima, połączonym z sklepem opartym o WooCommerce. Wszystko spięte integracjami SellIntegro.
<frame>Od czasu do czasu do producenta wpływają zamówienia na produkty, których nie ma na stanie magazynowym.<frame> Wówczas powstaje potrzeba przekazania takich zamówień do produkcji. Zobacz, jak poukładać ten proces, aby realizacja zamówienia przebiegła sprawnie i bez niepotrzebnych błędów.
Na początku należy określić, czy na stanie magazynowym znajdują się produkty, które klient chce zamówić, czy trzeba je zlecić do produkcji.
Następnie należy przefiltrować zamówienia i podzielić je na dwie grupy - zapłacone i nieopłacone. To z kolei pozwoli rozpocząć monitoring zamówień nieopłaconych i:
<highlight>Główny etap<highlight> - czyli realizacja zamówienia - rozpoczyna się od rezerwacji towaru, razem z wystawieniem dokumentu WZ lub jakiegokolwiek innego, który jest potrzebny do dokumentacji obiegu towarów na produkcji. W przypadku, gdy towaru nie ma na stanie:
Natomiast w przypadku, gdy towar jest na stanie magazynowym, rozpoczyna się proces realizacji zamówień (Opisany w Case Study - Telefony Leszno na naszym blogu).
Następnie rozpoczyna się etap przygotowania zamówienia do wysyłki, którego przebieg można przeprowadzić według kilku procedur, w zależności od sposobu wysyłki zamówienia, jego gabarytów lub kodu pocztowego.
<underline> Sposób wysyłki i gabaryty<underline> realizacja zamówienia w tym przypadku rozpoczyna się od kompletowania i pakowania produktów oraz wydrukowania listu przewozowego, który nakleja się na paczkę. W tym momencie można posortować paczki według kurierów, tzn. aby wszystkie paczki czekające na konkretnego kuriera znajdowały się na jednej rampie. Natomiast w przypadku pierwotnego sortowania paczek gabarytami, następuje automatyczne ponowne sortowanie pod kurierów, aby właściwe paczki znajdowały się na jednej rampie - w przypadku zastosowania taśm przy pakowaniu, możliwa jest pełna automatyzacja transportu zamówień na odpowiednią rampę.
<underline>Kod pocztowy<underline> w tym przypadku osoba odpowiedzialna za pakowanie, np. kierownik magazynu tworzy trasy poruszania się po magazynie dla pakowaczy. Posortowana grupa zamówień trafia do pakowania. Pakowacz nadaje paczce status “spakowane”, a następnie drukuje wewnętrzny list przewozowy. Teraz paczki mogą być ładowane do transportu według wybranej kolejności.
Procedura monitoringu paczki jest analogiczna do procedury z Case Study - Telefony Leszno na naszym blogu.
Informację o oczekiwaniu paczki na odbiór przez kuriera można przekazać klientowi za pomocą wiadomości e-mail lub SMS. Jednak firmy kurierskie zazwyczaj korzystają ze swoich własnych systemów automatyzujących wysyłanie powiadomień o statusie przewozu paczki. Dlatego nie jest zalecane, aby dodatkowo tworzyć własne powiadomienia ze sklepu.
Na etapie odbioru paczki przez zamawiającego, można automatycznie ustawić, by w tym momencie wysłać do niego <highlight>fakturę na adres e-mail<highlight>. Warto także wysłać do klienta maila z podziękowaniem za odbiór paczki, wybranie naszego sklepu oraz z prośbą o wystawienie opinii o realizacji zamówienia.
Zwrot - jeśli produkt nie spełnia oczekiwań klienta, ten może dokonać tego zwrotu. Wówczas status zamówienia zostaje zaktualizowany i w zależności od warunków zwrotu obowiązujących w sklepie, możliwy jest zwrot pieniędzy do klienta oraz prowizji do marketplace.
Paczka nieodebrana -jeśli klient nie odebrał paczki, zamówienie otrzymuje odpowiedni status, a do magazynu zostaje przesłana informacja, aby przygotować dokument, który potwierdzi przyjęcie paczki z powrotem do magazynu.
Paczka zagubiona - jeśli paczka zagubi się w transporcie, zamówienie otrzymuje nowy status i jest traktowane priorytetowo. Ważne, aby klient został poinformowany o tym fakcie. Można zautomatyzować ten proces, wysyłając do klienta wiadomość na adres e-mail, jednak ze względu na jakość obsługi klienta, lepiej poinformować go o tym bezpośrednio.
Paczka anulowana - jeśli paczka została już opłacona następuje zwrot kosztów transportu i prowizji do marketplace’u. Dobrym rozwiązaniem jest wysłać do klienta wiadomość e-mail z pytaniem o powód anulowania zamówienia oraz zachęceniem do ponownych zakupów.
Uporządkowanie procesów w sklepie internetowym oraz magazynie ma kluczowe znaczenie dla skalowania jego struktury oraz zwiększania liczby realizowanych zamówień. Prowadzenie procesów zgodnie z wyznaczoną procedurą pomaga utrzymać kontrolę nad każdym etapem realizacji zamówienia i dzięki temu błyskawicznie reagować na pojawiające się problemy, np. brakujące stany magazynowe lub zagubienie paczki w transporcie.
Dla przyspieszenia realizacji procesów oraz minimalizacji pojawiających się błędów nieocenioną pomoc stanowi automatyzacja. <frame>Zautomatyzowane procesy odciążają pracowników sklepu i dzięki temu pozwalają firmie rosnąć pionowo, bez konieczności rozszerzania załogi o nowe osoby.<frame>
Nie sprzedajemy fotowoltaiki, nie będziemy Cię nękać zbędnymi telefonami jeśli tego nie chcesz. Zawsze staramy się dostarczać wartości naszym potencjalnym klientom.
